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【幹事さま必見】旅行の準備に役立つチェックリスト

2025.07.02

幹事さまの役目は沢山ありますので、どこまで準備したのか混乱してしまいがち。

そんな旅行幹事さまに向けて、期間別のやることの一覧を作成してみました。

一つ一つを入念に確認し、準備忘れが無いかをチェックしましょう。

■ 旅行幹事さまのやること一覧

【STEP 1】企画(6ヶ月前が望ましい)

・ 旅行の目的(慰安、研修、観光、親睦など)・テーマの決定

・グループ内での旅行アンケート

・グループ内での役割分担の決定

・旅行会社・ネット等にて情報収集

【STEP 2】諸条件の決定(6ヶ月前が望ましい)

・案内状による参加人数チェック(概算でOK)

・ 出発地と行き先(希望地や禁止エリアの確認)

・日程(候補日・泊数・希望時間帯など)

・ 予算(1人あたり、全体、会社補助など)

・交通手段(貸切バス、JR、新幹線、飛行機など)

・ 宿泊条件(部屋タイプ、温泉希望、宴会場の有無など)

【STEP 3】プラン作成と見積り依頼(6ヶ月前が望ましい)

・ 旅行会社に希望条件を伝えて見積もり依頼

・複数のプランを比較・相談

・ 仮押さえ(宿・交通・宴会場など)

【STEP 4】参加者への案内・募集(6ヶ月前)

・ 募集案内を作成(旅行概要、申込期限、費用など)

・出欠確認

【STEP 5】旅行の詳細決定 (出来るだけ早く)

・人数確定(キャンセル規定に注意)参加者名簿の作成

・宿・交通機関の正式予約

・ 部屋割り・座席表作成の準備

・ オプションや観光施設の予約

・アレルギーや特別対応の確認(食事制限・障がい等)

・旅行代金支払いについての確認

【STEP6】しおり・名簿・配布物作成(1ヶ月前〜直前)

・ 旅行日程表・しおりの作成

・ 緊急連絡網の作成

・部屋割り・バス座席表の確定

・ おつりがいらないよう集金(現金or振込)

・乾杯や挨拶、司会等の依頼確認

・宴会の企画や内容確認

・当日の飲み物やおつまみ等の確認

・当日の流れを頭の中でシミュレーション

【STEP 7】当日の対応

・集合場所・点呼・誘導

・支払・受付(人数確認・最終精算など)

・ 宿・施設への到着確認

・ トラブル対応(体調不良・遅刻など)

・上席者がいる場合は各予約施設に連絡

【STEP 8】終了後の対応

・精算・領収書の回収と提出

・アンケートやお礼連絡(会社補助がある場合)

・次回への引き継ぎ資料の整理

団体旅行・社員旅行の幹事さまの仕事は膨大です。

少しでも幹事さまの負担を軽減できるよう、トラベル・オーダーでは徹底サポートいたします。

団体旅行・社員旅行をご計画の幹事さま、ぜひトラベル・オーダーまで、お見積り・お問合せお待ちしております。

お見積りは無料です!