【幹事さま必見】旅行の準備に役立つチェックリスト
幹事さまの役目は沢山ありますので、どこまで準備したのか混乱してしまいがち。
そんな旅行幹事さまに向けて、期間別のやることの一覧を作成してみました。
一つ一つを入念に確認し、準備忘れが無いかをチェックしましょう。
■ 旅行幹事さまのやること一覧
【STEP 1】企画(6ヶ月前が望ましい)
・ 旅行の目的(慰安、研修、観光、親睦など)・テーマの決定
・グループ内での旅行アンケート
・グループ内での役割分担の決定
・旅行会社・ネット等にて情報収集
【STEP 2】諸条件の決定(6ヶ月前が望ましい)
・案内状による参加人数チェック(概算でOK)
・ 出発地と行き先(希望地や禁止エリアの確認)
・日程(候補日・泊数・希望時間帯など)
・ 予算(1人あたり、全体、会社補助など)
・交通手段(貸切バス、JR、新幹線、飛行機など)
・ 宿泊条件(部屋タイプ、温泉希望、宴会場の有無など)
【STEP 3】プラン作成と見積り依頼(6ヶ月前が望ましい)
・ 旅行会社に希望条件を伝えて見積もり依頼
・複数のプランを比較・相談
・ 仮押さえ(宿・交通・宴会場など)
【STEP 4】参加者への案内・募集(6ヶ月前)
・ 募集案内を作成(旅行概要、申込期限、費用など)
・出欠確認
【STEP 5】旅行の詳細決定 (出来るだけ早く)
・人数確定(キャンセル規定に注意)参加者名簿の作成
・宿・交通機関の正式予約
・ 部屋割り・座席表作成の準備
・ オプションや観光施設の予約
・アレルギーや特別対応の確認(食事制限・障がい等)
・旅行代金支払いについての確認
【STEP6】しおり・名簿・配布物作成(1ヶ月前〜直前)
・ 旅行日程表・しおりの作成
・ 緊急連絡網の作成
・部屋割り・バス座席表の確定
・ おつりがいらないよう集金(現金or振込)
・乾杯や挨拶、司会等の依頼確認
・宴会の企画や内容確認
・当日の飲み物やおつまみ等の確認
・当日の流れを頭の中でシミュレーション
【STEP 7】当日の対応
・集合場所・点呼・誘導
・支払・受付(人数確認・最終精算など)
・ 宿・施設への到着確認
・ トラブル対応(体調不良・遅刻など)
・上席者がいる場合は各予約施設に連絡
【STEP 8】終了後の対応
・精算・領収書の回収と提出
・アンケートやお礼連絡(会社補助がある場合)
・次回への引き継ぎ資料の整理
団体旅行・社員旅行の幹事さまの仕事は膨大です。
少しでも幹事さまの負担を軽減できるよう、トラベル・オーダーでは徹底サポートいたします。
団体旅行・社員旅行をご計画の幹事さま、ぜひトラベル・オーダーまで、お見積り・お問合せお待ちしております。
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